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Si se requiere hacer cálculos complejos en Excel, es necesario dominar lo relacionado a las referencias.

Antes de entrar en materia, definamos brevemente algunos términos, para quien no esté familiarizado con ellos. 
 

Hoja de Cálculo (Spreadsheets):

Es un programa computacional que permite manipular datos; estos datos se presentan en forma de tablas. La hoja de cálculo permite principalmente realizar cálculos complejos, hacer gráficas y manejar listas de datos. Existen varias hojas de cálculo en el mercado, las más utilizadas son:

  • Excel: Integrada en Microsoft Office. Es el objeto principal de este blog.
  • Calc: Integrada en OpenOffice. Es una aplicación gratuita. Personalmente no la he utilizado; es similar a Excel y mucho de lo expuesto aquí, aplica también en Calc.

Libro de trabajo (Workbook):

Es un archivo creado por Excel. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión.xls

El nombre del libro activo se puede observar en la barra de título.
 

Hojas de trabajo (Worksheet):

Cada libro de trabajo está formado por varias hojas de trabajo. Cada hoja de trabajo tiene su nombre, que podemos ver en la parte inferior en forma de pestañas. Podemos cambiar de hoja, sólo dando click con el ratón a las pestañas.

 

Fila, Columna, Celda y Rango (Row, Column, Cell y Range):

Las hojas de trabajo están formadas por tablas formadas por filas y columnas. A la intersección de una fila con una columna se le llama Celda. Rango es un grupo de Celdas.

  • Las columnas se nombra por medio de letras: A, B, C…
  • Las filas se nombran por medio de números 1, 2, 3.…
  • Las celdas se nombran por el nombre de la columna seguida por el número de la fila A1, A2, B1, B2.….
  • Los rangos se nombran por el nombre de la celda que está en la esquina superior izquierda y la celda inferior derecha, ambas separadas por dos puntos ":". El rango A1:B3 incluye las celdas A1, A2, A3, B1, B2 y B3.

Figura 3
 

Referencias:

Una referencia es una celda o un rango de celdas. Es lo que le "dice" a Excel dónde se localizan los datos que debe utilizar para los cálculos o para cualquier otra acción.

 

Figura 4Si en la celda B1 se introduce la fórmula:
=A1*2
Excel tomará el valor (constante o resultado de una fórmula) que se encuentra en la intersección de la columna A y el fila 1 (referencia A1) y lo multiplicará por 2 y mostrará el resultado en la celda B1.

Al cambiar el valor en la celda A1, Excel realiza nuevamente el cálculo de la fórmula en B1.

 

 Si en la celda B5 se introduce la fórmula:
=SUMA(A1:A4) SUM(A1:A4)
Excel calculará la suma del valor en las celdas A1, A2, A3 y A4.
En la referencia A1:B3, se incluyen las celdas A1, A2, A3, B1,B2 y B3

 

Figura 4

La referencia puede pertenecer a lamisma hoja de trabajo

 
Figura 5

La referencia puede pertenecer aotra hoja de trabajo en el mismo libro de trabajo

La referencia puede pertenecer a otro libro de trabajo.
A esto se le conoce como referencias externas o vínculos externos (external links).
Al libro que contiene los vínculos externos se le llama libro destino y al libro que contiene los datos originales se le llama libro origen.
No es requisito que el libro origen esté abierto para realizar estos enlaces.

Figura 6

Si el libro externo está abierto, la referencia sólo muestra el nombre del libro.

 
Figura 7

Si el libro externo está cerrado, la referencia muestra la ruta completa.

 

 Cuando ambos libros están abiertos, Excel actualiza los vínculos de forma automática.
Al cambiar los valores en el libro origen, Excel ejecuta los cálculos para actualizar el libro destino.

Si ambos libros están cerrados y se abre el libro destino, Excel pregunta si se desean actualizar los vínculos mediante el siguiente diálogo:

Figura 8

Al seleccionar No Actualizar, Excel conservará los últimos datos y no tratará de buscar el libro origen para actualizar datos.

Al seleccionar Actualizar, Excel tratará de localizar el libro origen para actualizar los datos. Si el libro origen todavía existe y la referencia es válida, cualquier cambio de éste se reflejará en el libro destino.

Si el libro origen no se encuentra o las referencias no son válidas, Excel mostrará el siguiente diálogo:

Figura 9

Al seleccionar Continuar, Excel abrirá el libro de trabajo sin actualizar los vínculos externos.

Al seleccionar Modificar Vínculos, Excel mostrará el siguiente diálogo, que también puede ser invocado con el menú Editar > Vínculos (Edit > Links)

Figura 10

  • Actualizar Valores: Excel tratará de localizar el libro origen para actualizar datos.
  • Cambiar Origen: Permite seleccionar otro archivo como Libro origen. Esta opción es útil cuando el libro ha sido movido a otro directorio o cuando se requiere usar un libro diferente.
  • Abrir Origen: Abrirá el libro origen.
  • Romper vínculo: Remplaza todas las referencias con vínculos externos por sus valores actuales:
    =‘C:\[Libro1.xls]Hoja1’!$A$1*2
    Será remplazado por
    =5*2 (donde 5 era el último valor de la celda A1 en la hoja Hoja1 del libro Libro1.xls)
  • Comprobar estado: Verifica si los libros origen existen y si las referencias son válidas.

Este diálogo también permite configurar los vínculos externos al seleccionar, si se desea, que la actualización de los vínculos sea de forma automática, es decir, cada vez que se abra el libro destino o de forma manual, utilizando el actual diálogo mediante el menú Editar > Vínculos (Edit > Links)

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