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teclado

Hay ciertas tareas que se realizan comúnmente al utilizar el sistema operativo Windows, en cualquiera de sus múltiples versiones y, para acelerar el trabajo existen siempre atajos para hacernos la vida más sencilla.

Leer más: Tres atajos básicos en Windows

contarpalabrasPara los que trabajamos en medios de comunicación es una tarea rutinaria contar los caracteres que hemos escrito, sin embargo para el usuario promedio puede no ser tan necesaria esta labor, sin embargo cuando es indispensable tener este dato conviene saber la ruta más corta para llegar a este dato.

Simplemente oprime la siguiente secuencia de teclas:

Alt + H + C

Recuerda que no es necesario que oprimas todas las teclas al mismo tiempo, sólo asegúrate de seguir el orden. Al realizar esta maniobra aparecerá en pantalla el número de caracteres con espacios, sin espacios y palabras que has escrito.

tyipingMucha gente emplea el procesador de textos Microsoft Word, sin embargo son pocos los que dominan sus posibilidades. No se trata de ser un experto y conocer todas las funciones que ofrece, si no de que aquellas que si se emplean se usen de una forma sencilla. Estos son tres métodos abreviados que te ayudarán a facilitar tu trabajo en Word 2007

Contar palabras

Esta es una función muy conocida en Word 2003, sin embargo ya no está tan a la vista en el nuevo Office 2007. No obstante que los menús cambiaron significativamente , el atajo es simplemente el mismo que antes.

ALT + H + C

No tienes que oprimir todo junto, sino en secuencia.


 

Cambiar Mayúsculas/Minúsculas

Por otra parte, es común recibir correos electrónicos escritos completamente en mayúsculas, si es necesario usar parte de un texto de esas características lo mejor, para no tener que teclear otra vez es todo el texto. El atajo sigue siendo el mismo.


ALT + F + Y

También es una secuencia, no se deben oprimir todas las teclas al mismo tiempo.


Poner una línea horizontal para dividir

Otra necesidad de muchos incluir algún tipo de separador entre bloques de texto. La manera más sencilla de lograr esto es teclear tres guiones bajos al principio de un renglón, al oprimir la tecla Enter, verás el resultado.

En el artículo anterior se trató sobre las referencia en Excel y como pueden referirse a cualquier celda o rango en cualquier hoja de Excel, pero ¿Qué pasa cuando se copian, cortan, borran o eliminan las celdas a las que se hacen referencia? ¿Qué pasa cuando se insertan celdas, columnas o renglones? ¿Que pasa con las referencias cuando las celdas con las fórmulas cuando estas celdas se copian o se cortan? 


Veamos lo que pasa cuando las celdas o rangos de los que se hace referencia son modificados.
Estas son las modificaciones que pueden realizarse:

Borrar Celda o Rango (Clear)

Presionar la tecla Supr (Del) sólo borra el contenido de la celda o rango, tanto el formato como los comentarios permanecen intactos. 

Figura 1Para borrar, no sólo el contenido de una celda o rango, se selecciona y con el menú Edición > Borrar (Edit > Clear). 

Se puede borrar:
-Todo
-Formatos
-Contenido
-Comentarios
 


El borrar Celdas o Rangos NO altera las fórmulas que utilizan estas celdas como referencias, solamente el resultado es recalculado. 


Eliminar Celdas o Rangos (Delete)

Se pueden eliminar celdas, rangos, filas completas, columnas completas y hojas completas. Al eliminar las celdas, éstas desaparecen y son remplazadas por otras celdas. Hay que ser más cautelosos que al borrar, ya que las referencias SI se alteran. 

Figura 2Para eliminar una celda o rango se selecciona el comando Edición > Eliminar(Edit > Delete) o se utiliza el menú contextual presionando el botón derecho del ratón.


En este ejemplo, la celda B1 se eliminará mientras que la fórmula en C1 hace referencia a B1 Figura 3
 
Al aplicar el comando Eliminar mientras la celda B1 es la celda activa aparece el siguiente diálogo.
Al Eliminar celdas hay un desplazamiento de celdas para ocupar el lugar de la celdas que han sido eliminadas. Mediante este diálogo se elige qué tipo de desplazamiento se desea, o si se desea eliminar toda una fila o toda una columna.
Figura 4
 
Después de presionar el botón de Aceptar, así se ve la hoja de cálculo:
La fórmula en C1 cambió de:
=B1    a    =#¡REF!
La fórmula en C2 cambió de:
=B2    a    =B1
Figura 5


Esto es debido a que la celda B1 ha sido eliminada y la referencia en la fórmula en C1 ya no es válida y es remplazada por el error #REF
La celda B2 se desplazó hacia arriba para ocupar el lugar de la celda eliminada B1, por lo que la fórmula en la celda C2 cambió para mostrar la nueva referencia. 


Insertar Celdas o Rangos (Insert)

Se pueden insertar celdas, rangos, filas completas, columnas completas y hojas completas. Al insertar las celdas, nuevas celdas aparecen y las otras celdas son desplazadas. Igual que Eliminar, hay que ser cautelosos al Insertar ya que las referencias SI se alteran. 

Figura 6Para insertar una celda o rango se selecciona el comando Insertar > Celdas(Insert > Cells) o se utiliza el menú contextual presionando el botón derecho del ratón.


En este ejemplo, se insertará una celda en la celda B1. Figura 3
 
Al aplicar el comando Insertar mientras la celda B1 es la celda activa aparece el siguiente diálogo.
Al insertar celdas hay un desplazamiento de las celdas que ocupan el rango donde se insertarán nuevas celdas. Mediante este diálogo se elige hacia dónde se desea el desplazamiento, o si se desea insertar toda una fila o toda una columna.
Figura 7
 
Después de presionar el botón de Aceptar, así se ve la hoja de cálculo:
La fórmula en C1 cambió de:
=B1    a    =B2
La fórmula en C2 cambió de:
=B2    a    =B3
Figura 8


Esto es debido a que la celda B1 ha sido insertada y la celdas B1 y B2 han sido desplazadas hacia abajo y las fórmulas en las celdas C1 y C2 muestran ahora las nuevas referencias. 


Cortar y Pegar (Cut & Paste)

Cortar y pegar una celda o un rango significa que esa celda o rango va a moverse de posición, desplazando a las celdas que originalmente estaban en esa nueva posición. La operación de cortar y pegar SI altera las referencias cuando existen fórmulas que utilicen como referencia a las celdas involucradas. 

Figura 9Este es un comando de dos pasos: Cortar y después Pegar. Para cortar una celda o rango se selecciona el comando usando el menúEdición > Cortar ( Edit > Cut)o se utiliza el menú contextual presionando el botón derecho del ratón. Una vez que se aplicó el comando Cortar, se ejecuta el comando Pegar usando el menú Edición > Pegar (Edit > Paste)


En este ejemplo, cortará la celda B1 y se pegará en la celda B2. Figura 3
 
Después de Cortar y Pegar, así se ve la hoja de cálculo:
La fórmula en C1 cambió de:
=B1    a    =B2
La fórmula en C2 cambió de:
=B2    a    =#¡REF!
Figura 10


Esto es debido a que la celda B1 se movió hacia la celda B2 y la celda C1 muestra ese movimiento.
La celda B2 fue eliminada y por eso la celda C2 muestra error al desaparecer la celda de la que se hacía referencia. 


Copiar y Pegar (Copy & Paste)

Se aplica de la misma manera que Cortar y Pegar, pero la celda origen no sufre alteraciones y la celda destino no es desplazada. 

Con los comandos Copiar y Pegar ninguna celda se mueve de lugar o es desplazada y por lo tanto NO altera las fórmulas que utilizan estas celdas como referencias, solamente el resultado es recalculado. 

Conclusión

Es necesario tomar precauciones para no modificar accidentalmente las referencias en las fórmulas. Frecuentemente me piden ayuda con archivos en los que aparece el error #REF en muchas de las celdas donde antes se realizaban los cálculos. 

En términos generales, es mejor utilizar los comandos de copiar y pegar y borrar en lugar de cortar, insertar y eliminar, sobre todo si no se conoce a fondo el archivo con el que se está trabajando. 

Aún resta la tercera parte de esta serie, donde se analizarán las referencias absolutas, relativas y mixtas. 

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Si se requiere hacer cálculos complejos en Excel, es necesario dominar lo relacionado a las referencias.

Antes de entrar en materia, definamos brevemente algunos términos, para quien no esté familiarizado con ellos. 
 

Hoja de Cálculo (Spreadsheets):

Es un programa computacional que permite manipular datos; estos datos se presentan en forma de tablas. La hoja de cálculo permite principalmente realizar cálculos complejos, hacer gráficas y manejar listas de datos. Existen varias hojas de cálculo en el mercado, las más utilizadas son:

  • Excel: Integrada en Microsoft Office. Es el objeto principal de este blog.
  • Calc: Integrada en OpenOffice. Es una aplicación gratuita. Personalmente no la he utilizado; es similar a Excel y mucho de lo expuesto aquí, aplica también en Calc.

Libro de trabajo (Workbook):

Es un archivo creado por Excel. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión.xls

El nombre del libro activo se puede observar en la barra de título.
 

Hojas de trabajo (Worksheet):

Cada libro de trabajo está formado por varias hojas de trabajo. Cada hoja de trabajo tiene su nombre, que podemos ver en la parte inferior en forma de pestañas. Podemos cambiar de hoja, sólo dando click con el ratón a las pestañas.

 

Fila, Columna, Celda y Rango (Row, Column, Cell y Range):

Las hojas de trabajo están formadas por tablas formadas por filas y columnas. A la intersección de una fila con una columna se le llama Celda. Rango es un grupo de Celdas.

  • Las columnas se nombra por medio de letras: A, B, C…
  • Las filas se nombran por medio de números 1, 2, 3.…
  • Las celdas se nombran por el nombre de la columna seguida por el número de la fila A1, A2, B1, B2.….
  • Los rangos se nombran por el nombre de la celda que está en la esquina superior izquierda y la celda inferior derecha, ambas separadas por dos puntos ":". El rango A1:B3 incluye las celdas A1, A2, A3, B1, B2 y B3.

Figura 3
 

Referencias:

Una referencia es una celda o un rango de celdas. Es lo que le "dice" a Excel dónde se localizan los datos que debe utilizar para los cálculos o para cualquier otra acción.

 

Figura 4Si en la celda B1 se introduce la fórmula:
=A1*2
Excel tomará el valor (constante o resultado de una fórmula) que se encuentra en la intersección de la columna A y el fila 1 (referencia A1) y lo multiplicará por 2 y mostrará el resultado en la celda B1.

Al cambiar el valor en la celda A1, Excel realiza nuevamente el cálculo de la fórmula en B1.

 

 Si en la celda B5 se introduce la fórmula:
=SUMA(A1:A4) SUM(A1:A4)
Excel calculará la suma del valor en las celdas A1, A2, A3 y A4.
En la referencia A1:B3, se incluyen las celdas A1, A2, A3, B1,B2 y B3

 

Figura 4

La referencia puede pertenecer a lamisma hoja de trabajo

 
Figura 5

La referencia puede pertenecer aotra hoja de trabajo en el mismo libro de trabajo

La referencia puede pertenecer a otro libro de trabajo.
A esto se le conoce como referencias externas o vínculos externos (external links).
Al libro que contiene los vínculos externos se le llama libro destino y al libro que contiene los datos originales se le llama libro origen.
No es requisito que el libro origen esté abierto para realizar estos enlaces.

Figura 6

Si el libro externo está abierto, la referencia sólo muestra el nombre del libro.

 
Figura 7

Si el libro externo está cerrado, la referencia muestra la ruta completa.

 

 Cuando ambos libros están abiertos, Excel actualiza los vínculos de forma automática.
Al cambiar los valores en el libro origen, Excel ejecuta los cálculos para actualizar el libro destino.

Si ambos libros están cerrados y se abre el libro destino, Excel pregunta si se desean actualizar los vínculos mediante el siguiente diálogo:

Figura 8

Al seleccionar No Actualizar, Excel conservará los últimos datos y no tratará de buscar el libro origen para actualizar datos.

Al seleccionar Actualizar, Excel tratará de localizar el libro origen para actualizar los datos. Si el libro origen todavía existe y la referencia es válida, cualquier cambio de éste se reflejará en el libro destino.

Si el libro origen no se encuentra o las referencias no son válidas, Excel mostrará el siguiente diálogo:

Figura 9

Al seleccionar Continuar, Excel abrirá el libro de trabajo sin actualizar los vínculos externos.

Al seleccionar Modificar Vínculos, Excel mostrará el siguiente diálogo, que también puede ser invocado con el menú Editar > Vínculos (Edit > Links)

Figura 10

  • Actualizar Valores: Excel tratará de localizar el libro origen para actualizar datos.
  • Cambiar Origen: Permite seleccionar otro archivo como Libro origen. Esta opción es útil cuando el libro ha sido movido a otro directorio o cuando se requiere usar un libro diferente.
  • Abrir Origen: Abrirá el libro origen.
  • Romper vínculo: Remplaza todas las referencias con vínculos externos por sus valores actuales:
    =‘C:\[Libro1.xls]Hoja1’!$A$1*2
    Será remplazado por
    =5*2 (donde 5 era el último valor de la celda A1 en la hoja Hoja1 del libro Libro1.xls)
  • Comprobar estado: Verifica si los libros origen existen y si las referencias son válidas.

Este diálogo también permite configurar los vínculos externos al seleccionar, si se desea, que la actualización de los vínculos sea de forma automática, es decir, cada vez que se abra el libro destino o de forma manual, utilizando el actual diálogo mediante el menú Editar > Vínculos (Edit > Links)

Para más información, tips e información sobre cursos de Excel visita: excel.gabrielacerra.com 

 

 

No es mi intención hacer tutoriales para presentarlos aquí, éstos ya existen en línea. Algunos son difíciles de encontrar en español, pero ciertamente hay algunos muy buenos.

Conforme considere que vaya siendo necesario, aquí pondré los enlaces para que visiten los sitios donde puedan verse pantallas, paso a paso, relacionadas con el tema.

Se aceptan sugerencias sobre futuros temas y, si tienen dudas específicas, háganmelas saber para intentar orientarles.

Fue complicado elegir el tema para mi primer post, pero después de meditar un poco, pensé en lo que hago cada vez que uso Excel en una computadora que no es la que acostumbro: Agrego botones a la barra de herramientas.

Ese es el tema del día de hoy. Barra de Herramientas Perzonalizada, mis botones favoritos

Figura 1

En Excel 2003 y versiones anteriores (la interfase de Excel 2007 cambió completamente y no está considerada aquí), agregar los botones de comandos que se utilizan frecuentemente puede incrementar la productividad, ya que reducen el tiempo que se utiliza en buscar los comandos a través de menús y sub-menús. Para agregar botones a una barra de herramientas:

Cada quien debe agregar los botones adecuados al tipo de comandos que utiliza frecuentemente.

En mi trabajo, por lo general utilizo gran cantidad de datos en forma de listas y mis botones favoritos están orientados en ese sentido.
Si hay algún comando que utilizas frecuentemente, entonces agrégalo a alguna barra de herramientas.

A continuación presento mis botones favoritos, y por qué lo son:


Autofiltro y Mostrar Todo

(Autofilter & Show all)
Autofiltro   Mostrar Todo

Posiblemente los que más utilizo. Estos están en la categoría de Datos (Data) y remplaza Datos > Filtro > Autofiltro (Data > Filter > Autofilter), son muy útiles al usar listas de datos.

Para aplicar un Autofiltro a una lista de datos:

Para aplicar el Autofiltro sólo es necesario seleccionar una celda de la lista, (no es necesario seleccionar todo el rango), para que el filtro se pueda utilizar eficientemente. Se recomienda no dejar renglones o columnas completas en blanco dentro de la lista.

El botón automáticamente aplica el menú de autofiltro y filtra la lista, de acuerdo al contenido de la celda activa. Si requiero aplicar más filtros, sólo selecciono una celda que contenga el criterio deseado y presiono el botón, tantas veces como sea necesario. Aquí está un tutorial que muestra cómo utilizar este botónAutofiltro - comandos personalizados

El botón Mostrar todo elimina todos los filtros aplicados a la lista sólo presionar un botón.


Agrupar y Desagrupar

(Group and Ungroup)
Agrupar  Desagrupar

Estos comandos están en la categoría de Datos (Data) y remplaza Datos > Agrupar y Esquema > Agrupar (Data > Group and Outline > Group)

Generalmente, estos comandos se utilizan para agregar subtotales a las listas, pero yo los utilizo como un truco para ocultar y mostrar renglones y columnas fácilmente, en lugar de utilizar los comandos de Formato > Filas > Ocultar / Formato > Columnas > Ocultar (Format > Rows > Hide / Format > Columns > Hide)

En necesario seleccionar los Renglones y/o Columnas que se quieren ocultar y presionar el botón agrupar.

La ventaja principal de usar este método para ocultar renglones y columnas con respecto al método tradicional, es que se crea un esquema (outline) en la zona donde están los números de los renglones o en la zona donde están las letras de las columnas, según sea el caso, con los signos + ó - que, con presionarlos puedo ocultar y mostrar las columnas y los renglones. Hay ciertas columnas que siempre quiero tener a la vista y columnas que no siempre me interesa ver; de esta manera las oculto, pero las puedo mostrar nuevamente sólo con presionar el signo + y para ocultar de nuevo, sólo hay que presionar el signo -.

Esquema

En la figura arriba, para ocultar las columnas F, G, H, presiono el signo -, para mostrar las columnas B, C, D presiono el signo +, mostrar todas las columnas presiono el 2 y para ocultar las columnas B, C, D, F, G, H presiono el 1.


Seleccionar Celdas Visibles

(Select Visible Cells)
Celdas Visibles

Está en la categoría de Edición. En el sitio de Microsoft se explica cómo usar esta herramienta.

 

....Si frecuentemente copia rangos con celdas ocultas que desea mantener en ese estado, deberá considerar añadir la herramienta SELECCIONAR CELDAS VISIBLES a una barra, ya que simplifica el proceso. Funciona simplemente seleccionando un rango de celdas y haciendo clic en ella; con esto, Excel seleccionará únicamente el rango comprendido por las celdas visibles, y excluyendo las celdas con formato oculto. ....

 


Seleccionar Región Actual

(Select Current Region)
Region actual

Está en la categoría Edición y remplaza Edición > Ir a > Especial > Región Actual (Edit > Go to > Special > Current Region)

Lo que este botón logra es expandir la selección actual a un rango rodeado por columnas y renglones vacíos. Si tengo una hoja con 15,000 renglones y 35 columnas y quiero seleccionar todo el rango, selecciono cualquier celda dentro de este rango y presiono el botón.


Inmovilizar Paneles

(Freeze Panes)
Inmovilizar Paneles

Está en la categoría de Ventanas y Ayuda. Este botón sustituye el comandoVentana > Inmovilizar paneles (Window > Freeze Panes)

Siempre es necesario tener a la vista algunos reglones y/o columnas (arriba e izquierda) en la hoja de cálculo mientras te desplazas a otras regiones de la hoja, al presionar el botón, los renglones arriba y las columnas a la izquierda de la celda activa quedan inmovilizadas y siempre visibles al desplazarse en la hoja.

Para eliminar esta inmovilización, presiono nuevamente el botón.


Pegar Valores

(Paste Values)
Pegar Valores

Está en la categoría de Edición y sustituye Edición > Pegar > Pegar Especial > Valores (Edit > Paste > Paste Special > Values)


Borrar Formato

(Clear Formatting)
Borrar Formato

Está en la categoría de Edición y sustituye Edición > Borrar > Formatos (Edit > Clear > Formats)

Excel siempre trata de adivinar el formato que uno quiere aplicar, despues de editar una fórmula, generalmente elimino el formato que aplica Excel, y asi veo el resultado real de la fórmula.


Incrementar / Disminuir tamaño de fuente

(Increase/Decrease Font Size)
Incrementar Fuente  Disminuir Fuente

Está en la categoría de Formato (Format). La ventaja de usar estos botones es que se puede seleccionar un rango con diferentes tamaños de Fuente y con sólo un clic se aumentan o disminuyen todas las fuentes en el rango, en lugar de tener que seleccionar rango por rango para especificar tamaños específicos para cada uno.


Alineación Vertical

(Vertical Alignment)
Alineacion Vertical

Está en la categoría de Formato y remplaza Formato > Celdas > Alineación > Vertical (Format > Cells > Alignment > Vertical)

No sólo existe la alineación horizontal, uso con cierta frecuencia la alineación vertical también.


Cámara

(Camera)
Camara

Está en la categoría de Herramientas y desconozco qué comando sustituye, sólo conozco el botón.

Es una herramienta poco documentada, no la utilizo mucho, pero se pueden lograr buenos efectos. Lo que hace esta herramienta es pegar una imagen de un rango de celdas en cualquier parte del libro de trabajo. Esta imagen esta enlazada con las celdas originales, cuando estas cambian, la imagen también cambia .

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A continuación te diremos cómo hacer para que tus presentaciones de PowerPoint 2007 no generen archivos tan grandes y puedas enviarlas por correo sin tanto problema. 

Una vez que hayas terminado y guardado tu presentación, haz doble clic sobre cualquiera de las imágenes que utilizaste. En seguida verás que la barra de herramientas en la parte superior cambió para mostrar las opciones de formato.

Ahora, en la parte izquierda localiza la opción “Comprimir imágenes” y selecciónala. A  continuación verás un cuadro de opciones;  asegúrate de que la opción “Aplicar sólo a imágenes seleccionadas” no esté activada, luego haz clic en el botón “Opciones…” y activa las dos casillas  en la sección “Opciones de compresión”. Ahora en la sección “Destino” activa la última opción “Correo electrónico (96 ppi)”.

¡Listo! Ahora tu presentación habrá reducido su tamaño en disco. Ten en cuenta que el tamaño final de tu archivo dependerá de cuantas fotos hayas incluido. Esta opción te ayudará a disminuir la cantidad de espacio que ocupa tu trabajo pero en ocasiones, cuando tu archivo sea demasiado extenso tendrá que buscar formas alternativas de enviarlo, ya que el correo electrónico no fue diseñado para manejar archivos de gran tamaño y puede tener fallas  o ser exageradamente lento.

 

 

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