Evaluación: Kodak Scan Station 500

Hace 20 años los escáneres eran equipos increíblemente sofisticados con los cuales en cuestión de minutos se podía tener una foto digitalizada. Ahora todo es completamente diferente, no sólo cualquiera puede digitalizar sus fotos, también hay equipos capaces de convertir en datos grandes cantidades de documentos, lo cual resulta ideal para las empresas de todos los tamaños.

El Scan Station 500 de Kodak es, precisamente, un equipo diseñado para resolver esa simple y a la vez increíblemente complicada tarea de convertir todos los documentos en archivos. En Exalli.com nos dimos a la tarea de probar este escáner a conciencia para conocer sus alcances y sus limitaciones y los resultados fueron realmente sorprendentes.

Primero lo primero

Al ver llegar la caja es fácil imaginar un equipo de dimensiones mayores, sin embargo una vez desempacado apenas tiene el tamaño aproximado de una impresora láser, con una diferencia notable. Todo el equipo presenta en su diseño una inclinación, lo cual se entiende una vez que se pone en marcha ya que este ángulo ayudará a que las hojas se deslicen por efecto de la gravedad lo cual en grandes volúmenes implica un ahorro de energía y desgaste de piezas.

Algo que salta a la vista apenas se enciente el equipo es su gran pantalla touchscreen, desde la cual se configuran todas sus opciones. Cabe destacar que este escáner es completamente autónomo, es decir que todas sus opciones están disponibles y es 100% funcional aún sin tener una computadora o una red disponibles.

De hecho un detalle destacable es que el equipo está listo para empezar a escanear desde que sale de la caja pues basta conectar su cable de corriente y tener a la mano una unidad flash USB. Esto es ideal para quienes se dedican a prestar el servicio de escaneo a domicilio en empresas de todo tipo pues no requieren transportar más equipo ni tener acceso a la red de la empresa.

A través de la pantalla es posible controlar todas las variables del proceso de digitalización, desde el formato de archivo a crear, la ruta de acceso donde se desean los archivos, el tipo de color (blanco y negro, escala de grises o color), si se explorará una o dos caras del documento o si se realizará la detección y eliminación de páginas en blanco.

Algo importante a comentar es que la pantalla responde bien al tocarla, es decir que casi no se experimenta retraso entre el toque y la reacción del sistema.

A escanear se ha dicho

Es sabido que estos equipos son adecuados para empresas y deben cubrir extensas jornadas de trabajo, razón por la cual entre más rápido sea el equipo menor será el costo total de propiedad para el dueño ya que se estará empleando menos energía eléctrica pero sobre todo se estarán utilizando menos horas hombre para su uso.

Otro punto a favor es que admite prácticamente cualquier tipo de documentos y su diseño le permite aceptar materiales semi rígidos pues al ser alimentados por gravedad no es necesario hacer pasar los originales por rodillos pues cuando se escanean materiales de cierta rigidez o, por el contrario, muy delicados, pueden resultar dañados o presentar alteraciones en su forma.

Esta característica además le permite escanear originales de tamaño sumamente reducido como notas de remisión o incluso tarjetas de presentación, éstas últimas se digitalizan una velocidad impresionante aunque es conveniente saber algunos detalles, como explicaremos más adelante.

Otra característica destacable es que no sólo puede crear archivos PDF, también es capaz de hacer OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para que el PDF resultante contenga texto reconocible para búsquedas. Otro detalle muy importante es que permite escanear y convertir a PDF y al mismo tiempo que se almacena el resultado, éste puede ser enviado en forma inmediata a una dirección de correo y para evitar que los correos entregados sean traspapelados es posible incluir un adjunto de voz con el fin de evitar confusiones.

La velocidad real a la cual se escanean los documentos puede variar en función del contenido de éstos, por ello las pruebas a continuación explicadas pueden ser consideradas un mero ejemplo de uso en condiciones reales controladas y útil con fines informativos.

Se procedió a digitalizar documentos idénticos impresos en tamaño carta, en formato JPG con nivel medio de compresión a una resolución de 200dpi por ambas caras. La velocidad registrada por Exalli.com alcanzó la nada despreciable cifra de 64 páginas por minuto, lo cual visto en perspectiva implica que en un lapso de 10 minutos podrían ser escaneadas 640 páginas que en una jornada de 8 horas equivaldrían a 5,120 páginas al día. Probablemente es casi imposible alcanzar los niveles máximos de uso, sin embargo aún cuando se lograra un 60% de ésta cifra, ello equivaldría a 3,072 páginas diarias.

Por otra parte notamos que cuando se desconecta la unidad removible se perderán las configuraciones establecidas para un trabajo determinado lo cual no es nada grave pero puede conducir a errores que ocasionarían una notable pérdida de tiempo al tener que repetir el trabajo realizado.

Uso con distintos materiales

Como es de esperarse, en una empresa que ha acumulado documentos por años es frecuente que haya originales de todos los tamaños e impresos en materiales igual de diversos. Por ello se utilizaron distintos tipos de papel, así como documentos reales durante un periodo activo de dos semanas y encontramos que el tipo de papel con que el equipo es menos efectivo es el bond que ha sido engargolado, pues aunque al ingresar las hojas al equipo, las perforaciones realizadas en ellas facilitan que se atasquen, atoren o amontonen en forma desordenada a la salida. Lo mismo ocurre con las hojas de cuaderno en mal estado.

Lo bueno

Su velocidad es realmente buena y escanea a dos caras en forma simultánea; a pesar de que es sumamente confiable es necesario mantenerse cerca en caso de que el papel se atasque. Su instalación es muy sencilla y puede usarse en forma autónoma.

Lo malo

Cada vez que se extrae la unidad Flash del puerto USB del equipo, se pierden las configuraciones previamente seleccionadas

Lo feo

En la opción para crear archivos PDF con texto el equipo realiza un proceso de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y guarda el texto convertido en una capa subyacente del PDF, sin embargo este proceso puede tomar mucho tiempo cuando se escanean muchas páginas para un solo archivo.

Calificación de Exalli.com

Diseño: ****

Funciones: *****

Interfaz: ****

Velocidad: *****

Conectividad: ****

Uso desatendido: ***

Facilidad de uso: ****

* = Malo

** = Apenas suficiente

*** = Aceptable

**** = Bueno

***** = Excelente