Datateam logra la primera facultad electrónica en la UNAM
En fechas recientes se realizó el anuncio oficial de la digitalización de la facultad de derecho de la UNAM, misma que corrió por cuenta de la empresa mexicana Datateam, quien se encargó de la digitalización de más de un millón de documentos, que hasta entonces se sólo existían en papel, así como de implantar el sistema que procesa los documentos requeridos para los trámites administrativos de la facultad. De este modo no sólo se evita la manipulación de archivos en papel existentes, además se evita la generación de nuevas hojas impresas lo cual impacta directamente en la productividad del área administrativa pues en muchos casos existían diversas copias del mismo documento diseminadas por en distintas áreas; ahora un mismo documento podrá ser accesado por las oficinas que lo requieran sin generar nuevas hojas impresas. Asimismo, resulta evidente el beneficio en términos ecológicos pues se evita utilizar papel en forma innecesaria.
Iván Pech, director general de Datateam compartió con Exalli.com algunos detalles de este proyecto, el cual está planeado para realizarse en cinco etapas, actualmente se encuentra en una segunda fase y las subsecuentes permitirán que los profesores tengan acceso a micrositios de investigación, asimismo se espera que las siguientes etapas permitan implantar mejores recursos para la enseñanza electrónica. La conclusión del proyecto podría tomar dos años más.
Pech compartió que para la digitalización de la Facultad de Derecho de la UNAM, se empleó la solución Ayde, de Datateam, la cual no solo permite administrar y almacenar los documentos existentes, sino además especificar qué tipo de documentos son necesarios para qué tipo de trámite y de este modo optimizar el trabajo. Reconoció que algunos empleados no se sentían cómodos en una principio con la solución, sin embargo en muy poco tiempo, se adaptaron y comprendieron que de este modo pueden brindar una mejor atención y brindar tiempo de calidad a las personas que acuden personalmente a la, ahora, ventanilla única.
El entrevistado expresó que por cada documento necesario en la Facultad se general alrededor de ocho copias del mismo las cuales se distribuían por toda la Facultad sin una certeza de en qué etapa de algún trámite se encuentran. “Aquellos trámites que antes tomaban entre cinco y siete días ahora tomarán entre dos y tres días y no sólo es, además el sistema le avisa al estudiante que su trámite ya esté concluido para que pase personalmente a recoger su documento o concluir su trámite”, explicó.
“Otra parte del proyecto fue lograr que todo el campus fuera completamente digital. Todos los edificios, aulas, auditorios, etcétera cuentan con conexión inalámbrica a Internet. También se creó un portal específico para la faculta, donde los estudiantes podrán publicar comentarios, contar con espacio de almacenamiento en la nube “, agregó.
La Facultad de Derecho es la más importante del país y se espera que otras facultades y otras universidades a lo largo de la República Mexicana.
